Tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä rekrytoinnissa
Tämän selosteen tarkoituksena on informoida työnhakijoitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessin aikana. Suhtaudumme vakavasti siihen, että noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta samoin kuin muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja. Huolehdimme myös siitä, että käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat täysimääräisen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen.
Rekisterinpitäjä
Tikka Spikes Oy (2018171-8)
Kirkkokatu 11, 41160 Tikkakoski
(jäljempänä ”me”)
Yhteyshenkilö
Finance Director Anne Mustamäki
+358 50 5894 228
privacy@tikkaspikes.fi
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti tässä kohdassa nimetylle yhteyshenkilölle.
Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Seuraavien henkilötietojen käsittely on edellytys rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Alla mainittujen tietojen lisäsi tuomme esille, että valitun työntekijän tulee käydä työhöntulotarkastuksessa ja huumausainetesteissä ennen työteon aloittamista (näiden tietojen käsittelystä tarkemmin työntekijäselosteessa mikä on valitulle työntekijälle saatavilla [intrassa]).
|
Henkilötiedot |
Käsittelyn tarkoitus |
Oikeusperuste |
|
Perustiedot kuten nimi, syntymäaika Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite |
Työhakemusten käsittely ja rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
|
Haettavaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta, tiedot työnhakuprosessin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamiseen liittyvät tiedot |
Työhakemusten käsittely |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
|
Soveltuvuuden kannalta tärkeät ja muut henkilön itsestään ja taustastaan antamat tiedot kuten valokuva, opiskeluun ja koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot, työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, todistukset ja arvioinnit, viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin, referenssit, suosittelijat |
Työhakemusten käsittely ja työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi. Yhteydenotot hakijan suosittelijoihin ja muiden hakijan antamien tietojen tarkastaminen. |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi |
|
Suostumus |
||
|
Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset ja niitä koskevat tiedot |
Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi |
Suostumus |
|
Rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä |
Rekrytointiprosessin hallinta |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyviin tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi |
|
Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut tiedot tai muutoin nimenomaisesti ammatillisessa tarkoituksessa julkaistut tiedot kuten LinkedIn-profiili tai erikseen suostumuksellasi keräämämme tiedot |
Työnhakijoiden soveltuvuuden arviointi |
Oikeutettu etumme käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi ja soveltuvan työntekijän valitsemiseksi |
|
Suostumus |
Tietolähteet
Saamme tiedot pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään. Voimme myös kerätä tietoja kolmansien osapuolten tietolähteistä sovellettavien säännösten rajoissa. Tällaisia lähteitä ovat julkisesti saatavilla olevat lähteet (kuten LinkedIn), rekrytointikonsultit ja soveltuvuusarviointien tarjoajat, mahdolliset taustatarkistusten tarjoajat, nykyiset työntekijämme ja hakemuksessasi nimetyt suosittelijat.
Henkilötietojen luovutukset, vastaanottajat ja siirrot
Emme säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumusta esimerkiksi soveltuvuusarviointeja varten. Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille.
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Hyödynnämme ulkopuolisia IT-järjestelmiä (mm. Microsoft Office 365), ja näiden järjestelmätoimittajien hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Tietoja ei käsitellä eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin tai muihin hyväksyttyihin suojatoimiin.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä työntekijöiden tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittanut henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturva-vaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Käyttäjähallinta- ja lokitietojärjestelmiemme tietoturva on teknisesti ja hallinnollisesti järjestetty alan käytänteiden ja toimintatapojen mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme työnhakijoiden henkilötietoja lähtökohtaisesti yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Mikäli hakijasta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana annettuja ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiilia työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi.
Työnhakijan oikeudet
|
Oikeus |
Missä tilanteissa |
|
Tarkastaa itsestä tallennetut tiedot |
Aina |
|
Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista |
Aina |
|
Vaatia tietojen poistamista |
Kun työnhakija on peruuttanut suostumuksensa tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
|
Peruuttaa suostumus |
Kun käsittely perustuu suostumukseen |
|
Vastustaa tietojen käsittelyä |
Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
|
Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) |
Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
|
Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle |
Aina |
Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne kirjallisesti työnhankijan allekirjoittamina yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
Saatamme joutua pyytämään sinulta tiettyjä tietoja, joiden avulla voimme varmistaa henkilöllisyytesi ja oikeutesi käyttää oikeuksiasi. Tämä on turvatoimenpide, jolla huolehditaan, että henkilötietoja ei paljasteta kenellekään, jolla ei ole oikeutta vastaanottaa niitä. Voimme myös ottaa sinuun yhteyttä pyytääksemme lisätietoja pyynnöstäsi vastauksemme nopeuttamiseksi.
Vastaamme työnhankijan esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.
TIETOSUOJASELOSTEEN LAATIMIS- JA PÄIVITYSTIEDOT
|
PÄIVÄYS |
LYHYT KUVAUS |
|
22.10.2024 |
Seloste laadittu |